Faces by OSKA – tietosuojaseloste

Versio 2.0, voimassa 21.10.2026 alkaen. Korvaa 27.4.2023 julkaistun tietosuojakäytännön.

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten OSKA People Oy käsittelee Faces by Helsinki Casting -palvelun (jäljempänä Faces) käyttäjien henkilötietoja. Seloste perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen
(EU) 2016/679 ja tietosuojalakiin (1050/2018).

1. Rekisterinpitäjä

OSKA People Oy (jäljempänä OSKA)

Aputoiminimet Helsinki Casting ja Blockbusters Gang; aiemmat nimet Helsinki Casting & Blockbusters Gang Oy ja Helsinki Casting Oy

Y-tunnus 2871105-8, Hämeentie 31, 00500 Helsinki

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Emma Ilves, info@oskapeople.com

Tietosuojaa koskeviin pyyntöihin vastataan viimeistään kuukauden kuluessa.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Profiilin luominen ja ylläpito
Käsiteltävät tiedot: Perus-, yhteys-, ulkonäkö-, taito- ja kokemustiedot, kuvat ja videot
Oikeusperuste: Sopimus eli Facesin käyttöehdot

Sopivien henkilöiden etsiminen roolihakuihin ja ehdottaminen asiakkaille
Käsiteltävät tiedot: Profiilitiedot, hakemukset, koekuvausmateriaali, roolittajan muistiinpanot
Oikeusperuste: Sopimus

Etsiminen etnisen taustan, vamman tai muun terveydentilan perusteella
Käsiteltävät tiedot: Nämä tiedot, jos rekisteröity on itse antanut ne
Oikeusperuste: Rekisteröidyn nimenomainen suostumus

Etsiminen sukupuoli-identiteetin perusteella
Käsiteltävät tiedot: Sukupuoli-identiteetti ja sitä koskeva vapaa teksti
Oikeusperuste: Rekisteröidyn suostumus

Yhteydenpito roolihauista
Käsiteltävät tiedot: Yhteystiedot ja Facesin viestit
Oikeusperuste: Sopimus

Uutiskirjeet ja tiedotteet uusista mahdollisuuksista
Käsiteltävät tiedot: Nimi, sähköposti, ilmoitusasetukset
Oikeusperuste: OSKAn oikeutettu etu kertoa rekisteröidyille uusista roolimahdollisuuksista. Rekisteröity voi kieltää tämän milloin tahansa.

Sopimukset, palkkiot ja palkanmaksu, kun rekisteröity valitaan rooliin
Käsiteltävät tiedot: Henkilötunnus, verotiedot, tilinumero, sopimus- ja palkkiotiedot
Oikeusperuste: Sopimus ja lakisääteiset velvoitteet, kuten verotus ja kirjanpito

Palvelun tietoturva ja väärinkäytösten estäminen
Käsiteltävät tiedot: Lokitiedot
Oikeusperuste: OSKAn oikeutettu etu pitää palvelu turvallisena

Push-ilmoitukset uusista viesteistä ja roolihauista
Käsiteltävät tiedot: Laitteen push-tunniste ja ilmoituksen sisältö, kuten OSKAn lähettämän viestin teksti
Oikeusperuste: Sopimus

Sovelluksen virheiden havaitseminen ja korjaaminen
Käsiteltävät tiedot: Virhetiedot, laitemalli, käyttöjärjestelmän ja sovelluksen versio, käytetyt näkymät ja sisäinen käyttäjätunniste
Oikeusperuste: OSKAn oikeutettu etu pitää palvelu toimivana

Etninen tausta, terveydentila ja sukupuoli-identiteetti

Nämä kentät ovat vapaaehtoisia. Niistä kerrotaan erikseen, koska ne ovat erityisen arkaluonteisia tietoja.

Tietoja kysytään, koska roolitus perustuu osin henkilön ulkonäköön ja toiminnallisiin ominaisuuksiin. OSKAn on tärkeää löytää rekisteröidyistä esimerkiksi tiettyä etnistä taustaa edustavia henkilöitä, eri vammojen kanssa eläviä henkilöitä ja alkuperäiskansoihin kuuluvia henkilöitä. Representaatio ja inklusiivisuus ovat OSKAn keskeisiä arvoja. Tietoja käytetään ainoastaan roolitukseen.

Rekisteröity antaa suostumuksen täyttämällä kentän ja hyväksymällä erillisen suostumuskohdan. Rekisteröity voi muuttaa tai poistaa tiedot profiilistaan milloin tahansa, jolloin suostumus peruuntuu. Peruutus ei vaikuta ennen sitä tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen. Kentän jättäminen tyhjäksi ei vaikuta muihin roolitarjouksiin.

Sukupuolta koskevat kohdat on rakennettu mahdollisimman inklusiivisiksi: transnainen on nainen ja transmies on mies. Sukupuolen voi ilmoittaa ilman lisäselityksiä. Halutessaan rekisteröity voi ilmoittaa olevansa transnainen tai transmies, jotta transrooliin voidaan roolittaa transihminen. Vapaaseen tekstikenttään voi kertoa lisää sukupuoli-identiteetistään sekä siitä, minkä sukupuolisia rooleja haluaisi näytellä.

Henkilötunnus

Henkilötunnusta ei kysytä rekisteröitymisen yhteydessä. Se pyydetään vasta, kun rekisteröity valitaan rooliin ja sitä tarvitaan sopimukseen, palkanmaksuun tai viranomaisilmoituksiin.

Hakutoiminnot, profilointi ja tekoäly

Facesin hakutoiminnoilla roolittajat suodattavat profiileja roolin kriteerien perusteella. Roolituksia koskevat päätökset tekee aina ihminen.

Rekisteröidyn kuvia, videoita, ääntä tai muita tietoja ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen, digitaalisten kaksosten luomiseen tai tekoälyllä tuotettuun sisältöön, eikä niitä luovuteta tällaiseen käyttöön. Jos tällaista mahdollisuutta tarjotaan myöhemmin, se on vapaaehtoista ja edellyttää erillistä sopimusta ja suostumusta.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

•      Perustiedot: nimi, syntymäaika, sukupuoli tai sukupuoli-identiteetti, asuinpaikkakunta
•      Yhteystiedot: puhelinnumero ja sähköpostiosoite
•      Ulkonäkö ja mitat: esimerkiksi pituus, vaatekoot, hiukset, silmät, tatuoinnit ja muut tuntomerkit
•      Kielitaito, ammatti, taidot, harrastukset, esiintymiskokemus ja -koulutus
•      Perhesuhteet ja siviilisääty, jos rekisteröity ilmoittaa ne (vapaaehtoinen, esimerkiksi tosi-tv- roolituksia varten)
•      Profiilit sosiaalisen median palveluissa
•      Kuvauksissa käytettävissä olevat omat hyödykkeet, esimerkiksi ajoneuvo tai lemmikki
•      Rekisteröidyn lähettämät kuvat, videot ja äänitteet sekä koekuvauksissa tallennettu materiaali
•      Roolihakemukset ja Facesin viestit
•      Roolittajan muistiinpanot ja asiakkaan palaute roolihausta
•      Vapaaehtoiset tiedot etnisestä taustasta ja terveydentilasta
•      Rooliin valituilta: henkilötunnus, vero- ja maksutiedot sekä sopimus- ja palkkiotiedot
•      Lokitiedot eli tekniset tiedot palvelun käytöstä, kuten kirjautumisajat, IP-osoite ja tietoihin tehdyt muutokset
•      Laitteen push-tunniste push-ilmoituksia varten
•      Virhetiedot: virheen tekniset tiedot, laitemalli, käyttöjärjestelmän ja sovelluksen versio, ennen virhettä käytetyt näkymät ja sisäinen käyttäjätunniste. Virhetietoihin ei liitetä nimeä, yhteystietoja, profiilitietoja, kuvia eikä viestejä.

5. Alaikäiset

Facesin käyttäjän on oltava täysi-ikäinen. Alle 18-vuotiaan profiilin luo ja sitä hallinnoi huoltaja. Huoltaja antaa lapsen puolesta suostumukset, myös arkaluonteisia tietoja koskevat, ja esiintymissopimukset tehdään aina huoltajan kanssa.

Lapsesta kerätään vain roolituksen kannalta tarpeelliset tiedot. Huoltaja voi muuttaa tai poistaa lapsen tiedot milloin tahansa. Kun lapsi täyttää 18 vuotta, hän voi pyytää profiilin siirtoa omaan hallintaansa tai sen poistamista.

6. Tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen huoltajaltaan tai hänen valtuuttamaltaan agentilta. Lisäksi tietoja syntyy koekuvauksissa, roolittajien muistiinpanoista ja asiakkaiden roolihakua koskevasta palautteesta.

7. Tietojen luovutukset ja vastaanottajat

Asiakkaat. Kun rekisteröity hakee rooliin tai häntä ehdotetaan rooliin, tuotannon asiakkaalle, kuten tuotantoyhtiölle, mainostoimistolle, mainostajalle tai ohjaajalle, näytetään roolin arvioinnin kannalta tarpeelliset tiedot. Näitä ovat nimi, kuvat, videot, koekuvausmateriaali sekä ulkonäkö- ja kokemustiedot. Yhteystiedot ja henkilötunnus luovutetaan vain, jos rekisteröity valitaan ja niitä tarvitaan sopimukseen. Arkaluonteisia tietoja näytetään vain, jos ne liittyvät rooliin, johon rekisteröity hakee. Asiakkaat käsittelevät tietoja omina rekisterinpitäjinään.

Viranomaiset. Rooliin valittujen palkka- ja palkkiotiedot luovutetaan lain edellyttämällä tavalla esimerkiksi tulorekisteriin, Verohallinnolle ja eläkevakuuttajalle.

Palveluntarjoajat. Seuraavat yritykset käsittelevät henkilötietoja OSKAn lukuun käsittelysopimusten mukaisesti.

Taito United Oy
Tehtävä: Facesin kehitys ja ylläpito
Sijainti ja siirtoperuste: Suomi

Google Cloud
Tehtävä: Facesin palvelimet, tietokanta ja kuvat
Sijainti ja siirtoperuste: EU (Belgia)

Google Workspace
Tehtävä: Sähköposti ja tiedostojen tallennus
Sijainti ja siirtoperuste: Tallennus EU; käsittelyä voi tapahtua myös Yhdysvalloissa EU–US Data Privacy Frameworkin perusteella

Mailchimp (Intuit Inc.)
Tehtävä: Uutiskirjeet
Sijainti ja siirtoperuste: Yhdysvallat; EU–US Data Privacy Framework

Suomen Palkanlaskenta Oy (Palkkaus.fi)
Tehtävä: Palkanlaskenta ja palkkailmoitukset viranomaisille
Sijainti ja siirtoperuste: Suomi; mahdolliset siirrot EU ulkopuolelle komission riittävyyspäätöksen tai vakiosopimuslausekkeiden perusteella

Balanco Oy
Tehtävä: Kirjanpito
Sijainti ja siirtoperuste: Pääosin EU; mahdolliset siirrot EU ulkopuolelle vakiosopimuslausekkeiden, riittävyyspäätöksen tai EU–US Data Privacy Frameworkin perusteella

Google Firebase Cloud Messaging sekä Applen ja Googlen ilmoituspalvelut
Tehtävä: Push-ilmoitusten toimittaminen puhelimeen
Sijainti ja siirtoperuste: Osittain EU ulkopuolella, mm. Yhdysvalloissa; EU–US Data Privacy Framework

Sentry (Functional Software, Inc.)
Tehtävä: Sovelluksen virheiden seuranta
Sijainti ja siirtoperuste: EU (Saksa). Yhdysvalloissa säilytetään vain Sentryä käyttävien kehittäjien tilitiedot, eivät Facesin käyttäjien tiedot.

EU–US Data Privacy Framework perustuu Euroopan komission päätökseen (EU) 2023/1795 Yhdysvaltojen tietosuojan riittävyydestä. Siirrot ovat sallittuja yrityksille, jotka ovat sitoutuneet järjestelyyn. Lisäksi käytetään tarvittaessa komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

8. Säilytysajat

Profiili
Säilytysaika: Niin kauan kuin profiili on käytössä. Jos rekisteröity ei ole kirjautunut Faces-palveluun tai ollut yhteydessä OSKAan 24 kuukauteen, hänelle lähetetään muistutus. Jos hän ei reagoi 30 päivän kuluessa, profiili poistetaan.

Etninen tausta, terveydentila ja sukupuoli-identiteetti
Säilytysaika: Kunnes rekisteröity poistaa tiedot tai peruuttaa suostumuksensa tai profiili poistetaan

Roolihakuun lähetetty materiaali ja roolittajan muistiinpanot
Säilytysaika: 24 kuukautta roolihaun päättymisestä

Sopimukset, palkkiot ja maksutiedot
Säilytysaika: Kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi (kirjanpitolain 2 luvun 10 §). Oikeuksien luovutusta koskevat tiedot säilytetään niin kauan kuin oikeudet ovat voimassa ja kolme vuotta sen jälkeen.

Lokitiedot
Säilytysaika: Enintään 12 kuukautta, ellei niitä tarvita tietoturvaloukkauksen selvittämiseen

Virhetiedot
Säilytysaika: Enintään 90 päivää

Rekisteröity voi poistaa profiilinsa milloin tahansa Facesissa kohdasta Poista profiili. Tällöin kaikki tiedot poistuvat lukuun ottamatta sopimuksia ja maksettuja palkkioita koskevia tietoja, jotka on säilytettävä lain perusteella. Sovelluksen poistaminen puhelimesta ei poista profiilia.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

•      saada tieto siitä, mitä henkilötietoja hänestä käsitellään, ja saada niistä kopio
•      vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisemista
•      vaatia tietojensa poistamista, jos niiden käsittelylle ei ole enää perustetta
•      vaatia käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun hän kiistää tietojen oikeellisuuden
•      vastustaa käsittelyä, joka perustuu OSKAn oikeutettuun etuun, ja kieltää uutiskirjeiden lähettäminen milloin tahansa
•      saada itse antamansa tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle
•      peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa
•      tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon (tietosuoja.fi), jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään lainvastaisesti

Pyynnöt lähetetään kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröityä voidaan pyytää vahvistamaan henkilöllisyytensä ennen tietojen luovuttamista.

10. Tietoturva

Tietoihin pääsevät vain ne OSKAn työntekijät ja alihankkijat, jotka tarvitsevat niitä työssään. Heitä sitoo vaitiolovelvollisuus, ja käyttöoikeuksista pidetään kirjaa. Yhteydet ovat salattuja, ja palvelut edellyttävät tunnistautumista. Palveluntarjoajien kanssa on tehty käsittelysopimukset. Jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa rekisteröidylle todennäköisesti suuren riskin, hänelle ilmoitetaan siitä.

11. Selosteen muutokset

Olennaisista muutoksista ilmoitetaan Facesissa tai sähköpostilla ennen niiden voimaantuloa. Jos tietoja halutaan käyttää uuteen tarkoitukseen, joka edellyttää suostumusta, suostumus pyydetään rekisteröidyltä erikseen.